Nie mehr Rechnungen prüfen

Neulich bei einem Kunden: Er hatte gehört, dass man die Rechnungsprüfer entlasten könnte, wenn man keine Rechnungen mehr prüft. (Welche großartige Erkenntnis.) Zuviel bezahlen wollte er natürlich auch nicht. Er hatte etwas vom Gutschriftsverfahren gehört. Wir überlegten gemeinsam, wie wir dies umsetzen könnten. 

Dazu wird zunächst im Modul "Stammdaten" im Lieferantenstamm gespeichert, mit welchen Lieferanten das Gutschriftsverfahren vereinbart ist. Bei der Bestellung gibt es für diese Lieferanten ebenfalls ein Kennzeichen, ob diese Bestellung nach dem Gutschriftsverfahren abgerechnet werden soll. Das Kennzeichen ist durch seine Vorbelegung gesetzt, kann aber vom Benutzer entfernt werden. Wenn es gesetzt ist, müssen alle Artikel der Bestellung „wareneingangspflichtig“ sein. Im Modul "Rechnungsprüfung" wird es im Hauptmenü einen Eintrag zur Generierung der Rechnungen geben. Dazu werden noch nicht berechnete Wareneingänge zu Bestellungen mit dem Kennzeichen „Gutschriftsverfahren“ angezeigt. Als Suchkriterium stehen u. a. Lieferant und Lieferscheindatum/Lieferdatum zur Verfügung. Aus den durch den Benutzer ausgewählten Wareneingangspositionen werden Rechnungspositionen erzeugt. Dann gibt es zwei Alternativen:

• Die Rechnungspositionen können über eine Auswertung nach Excel übernommen und dem Lieferanten übermittelt werden. Der Lieferant sendet eine Rechnung über die Gesamtsumme mit der Excel-Datei als Einzelaufstellung. Bei Eingang der Papierrechnung kann der Vorgang in der Rechnungsprüfung freigegeben werden.
• Die so erzeugte Rechnung kann direkt freigeben werden. Es wird ein Ausdruck in Gestaltung einer Gutschrift erstellt, in der die Positionen mit den Lieferdaten enthalten sind. Dieser wird an die Lieferanten geschickt. 

Bei dieser Vorgehensweise muss man als Käufer nie mehr Rechnungen prüfen. 

Soweit die Theorie. Das Problem könnte sein, dass die Wareneingänge (zeitnah) erfasst werden müssen. Sonst gibt es Abweichungen zwischen den Lieferungen des Lieferanten und den Rechnungsdaten. Wenn der Lieferant nicht auf Geld verzichten will (was die meisten wohl nicht wollen), muss der Lieferant ermitteln, welche gelieferten Positionen in der Aufstellung seines Kunden fehlen. 

Als weitere Vorgehensweise haben wir vereinbart: Unser Kunde spricht mit seinen Lieferanten und klärt ab, welche Alternative diese bevorzugen. INPLAN ermittelt dann den Änderungsaufwand an den Modulen und der Kunde kann klären, ob sich diese Vorgehensweise bei ihm rechnet. 

Rainer Weiß

Nachtrag: Unser Kunde sucht immer noch Lieferanten, die das Gutschriftsverfahren akzeptieren (ohne ihre Preise wegen des erhöhten Aufwandes anzupassen) . . .