Digitale Lieferantenanbindung

Ihr Lieferant arbeitet für Sie - ob externe Kataloge oder Angebotserfassung
Bei diesem Thema geht es darum, die Lieferanten optimal in den Beschaffungsprozess einzubinden und gleichzeitig im eigenen Einkauf und beim Lieferanten den Bearbeitungsaufwand der Prozesse zu minimieren.

Mit dem Lieferantenportal ermöglicht Ihnen INPLAN den nächsten Schritt zur digitalen Kommunikation mit ihren Lieferanten. Über dieses Web-Modul können sich interessierte Unternehmen bei Ihnen strukturiert nach Ihren Vorgaben bewerben und mit Ihnen zusammenarbeiten. Dabei werden die Vorgaben für die Unternehmensauskunftsdaten individuell konfiguriert.
Nach Zulassung für das Lieferantenportal erhalten Ihre Geschäftspartner ihren eigenen Account und können auf diese Weise Angebotsdaten zu gestellten Anfragen selbständig erfassen. Die Anzeige wichtiger Informationen sowie die Gelegenheit zur Aktualisierung der eigenen Unternehmensangaben gehören zum Standardumfang des Moduls.

Sie können auch bereits bei Ihnen gelistete Lieferanten komfortabel einladen, an der digitalen Kommunikation teilzunehmen.
Ihr Einkauf erhält somit eine einfache Möglichkeit, die Kommunikation mit Ihren Lieferanten digital und strukturiert in die Einkaufsprozesse einzubinden, Ihre Lieferanten unmittelbar in die Arbeitsprozesse zu integrieren und somit mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben zu gewinnen.

Mit dem Modul eShop verfolgt INPLAN als offenes System ein Konzept zur flexiblen und zukunftssicheren Einbindung von Geschäftspartnern. INPLAN-Kunden müssen keine einseitige Bindung an einen festen Shop und die damit verbundenen Abhängigkeiten eingehen. Bei Wechsel des Lieferanten müssen Sie lediglich einen anderen Webshop einbinden.

Die Einbindung eines externen Webshops kann sofort mit einfacher Hinterlegung Ihrer Zugangsdaten erfolgen. INPLAN PRO kann so eingerichtet werden, dass Ihren Anwendern in kürzester Zeit ein voll funktionsfähiges System zur Verfügung steht. Auch Veränderungen dieser Beschaffungswege oder -quellen sind dadurch mit geringem Aufwand für Ihre Benutzer verfügbar.

Für die technische Integration wird die definierte Schnittstelle Open Catalog Interface (OCI) von SAP (eingetragene Warenzeichen der SAP AG) verwendet. Mehr und mehr Shop Betreiber unterstützen diese Technik und können daher auf einfachem Wege mit ihrem eigenen Shop an INPLAN PRO angebunden werden. 

Bei dieser Technik wählen Ihre Anwender anstelle eines internen Katalogs einen Webshop im INPLAN-Anforderungsmodul aus. Die möglichen Shopzugänge werden ohne großen Aufwand in den Stammdaten gepflegt. Die Zugriffsberechtigungen für die einzelnen Benutzer können Sie über ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept pflegen.

Aus dem INPLAN-Anforderungsmodul wird der Webshop aufgerufen und der Benutzer sucht darin die gewünschten Artikel und stellt sie im Warenkorb zusammen. Im Webshop des Lieferanten wird daraus keine Bestellung erzeugt.
Diese Daten werden vom Webshop des Lieferanten an die INPLAN-Anforderung übertragen und dort automatisch übernommen. Nach Freigabe der Anforderung und eventuell erforderlicher Genehmigung wird innerhalb des INPLAN-Systems eine Bestellung erzeugt und an den Lieferanten übertragen.

Mit eKatalog stellt INPLAN PRO ein Werkzeug für das aktive Management von Lieferantenkatalogen zur Verfügung. Aus Standardformaten wie BMEcat® (eingetragenes Warenzeichen des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V.) genauso wie aus von INPLAN definierten Katalogformaten, z.B. CSV können die Artikeldaten selektiert und in die Geschäftsprozesse der Materialwirtschaft integriert werden.

BMEcat® ist ein standardisiertes Austauschformat für Produktkataloge. Es wurde vom Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) in Zusammenarbeit mit namhaften Unternehmen entwickelt.

Der Import der Produktkataloge in die INPLAN-Datenbank erfolgt mit Hilfe eines automatischen Batch-Jobs „Katalogimport“.

Die Lieferantenkatalogdaten werden zur weiteren Verarbeitung um interne Daten, wie z. B. Kostenart, interne Kataloge u. a. erweitert. Mit Hilfe des INPLAN eKatalog Katalogmanagers werden diese externen Daten mit internen Daten verknüpft.

In der Praxis hat es sich gezeigt, dass nur bestimmte Kataloge oder sogar nur Ausschnitte aus Katalogen den internen Anforderern zur Verfügung gestellt werden sollen. Diese Daten werden wegen der überschaubaren Datenmenge dann im Artikelstamm und in der Artikel-Lieferanten-Beziehung gespeichert.

Ihre Lieferanten können direkt in die Katalogpflege eingebunden werden, indem vereinbart wird, dass der Lieferant für die von Ihnen benötigten Artikel, die er liefert, einen Hauskatalog mit entsprechenden Hauspreisen erstellt.

Mit dem elektronischen Datenaustausch von Geschäftsvorgängen sparen beide Parteien: Sie und Ihre Lieferanten. In den folgenden Unterpunkten sind die automatisierten Geschäftsvorgänge von INPLAN PRO beschrieben.

Bestellversand
Sie können mit Ihren Lieferanten vereinbaren, dass sie elektronische Bestellungen in einem bestimmten Format erhalten. Möglich macht dies der INPLAN PRO Bestellversand. An die automatisch erzeugten E-Mails an die Lieferanten wird das mit dem jeweiligen Lieferanten abgestimmte Ausgabeformat angehängt, das alle erforderlichen Bestellinformationen enthält. Diese Daten können von Ihren Lieferanten entweder manuell in deren Bestellsystem übertragen oder mit Hilfe einer Schnittstelle automatisiert übernommen werden. Bewährt hat sich dieses Verfahren für C-Artikel (z. B. Büromaterial). 

WE-Avis-Import
Mit dem Import von Lieferavisdaten entfällt für diese Fälle der manuelle Erfassungsaufwand von Wareneingängen. Nach erfolgter tatsächlicher Lieferung kann der zugehörige importierte Wareneingang zum Beispiel durch Eingabe der Lieferscheinnummer gesucht und freigegeben werden.

Die Freigabe und damit endgültige Buchung des Wareneingangs erfolgt immer im eigenen Haus. Sind die tatsächlichen Lieferungen exakt so erfolgt, wie im Lieferavis angegeben, sind außer der Freigabe selber keine weiteren Arbeitsschritte notwendig. Bestehen Differenzen zwischen Avis und tatsächlicher Lieferung, können diese vom zuständigen Sachbearbeiter in dem Wareneingangsvorgang vor einer Freigabe korrigiert werden.

Rechnungsdatenimport
Um das manuelle Erfassen von Rechnungen ohne Bezug, mit Bezug Bestellung oder mit Bezug zu Verträgen zu erleichtern, bietet INPLAN eine Standard-Import-Schnittstelle zum automatisierten Rechnungsdatenimport an.