Ein "interner Shop" für Ihre Mitarbeiter

Egal für welchen Beschaffungsprozess - weniger Suchaufwand, unabhängiges System
Am Beginn eines jeden Beschaffungsprozesses steht der Bedarf. Die Ansprüche an diesen Bereich sind vielfältig: Von einer intuitiv bedienbaren Oberfläche für die Beschaffung von Standardmaterial bis zu individualisierbaren Sonderartikeln - Wir zeigen Ihnen, dass wir alle Ausprägungen kennen und beherrschen.

INPLAN PRO sorgt für einheitliche Abbildung unterschiedlicher Prozesse in verteilten Organisationen. So kann sowohl die Bedarfsmeldung, als auch der operative Einkauf und der Wareneingang zentral und oder dezentral erfolgen.

In diesem internen Shop kann der Benutzer aus allen Katalogen, für die er berechtigt ist, seinen Bedarf zusammenstellen und als Anforderung absenden. Das betrifft sowohl standardisierte Artikel als auch individuelle, z.B. personalisierte Artikel und Einmalartikel.

INPLAN PRO ermöglicht Ihren Mitarbeitern eine einfache und einheitliche Erfassung aller Bedarfsvorgänge.
Die Überwachung und Sondierung des Marktangebots sind Aufgaben für Einkaufsverantwortliche, nicht für Bedarfsmelder. Letzteren ist mit einem vordefinierten Sortiment besser und schneller gedient.

INPLAN PRO bietet Ihren Bedarfsmeldern einen vom Beschaffungsobjekt unabhängigen Einstieg. Bei der Entwicklung unseres Systems haben wir darauf Wert gelegt, dass nicht nur die bekannten Bestellprozesse unterstützt werden (Bestellungen an Ihre Lieferanten und Dienstleister), sondern darüber hinaus auch interne Leistungsbeziehungen zeitnah und einheitlich abgebildet werden. Somit können sowohl standardisierte Artikel als auch individuelle, z.B. personalisierte Artikel und Einmalartikel und Dienstleistungsanforderungen an interne wie externe Stellen in ein und demselben Vorgang erfasst werden.

Der Vorteil von INPLAN PRO gegenüber Einkaufsplattformen und Internetportalen ist, dass Sie unabhängig von Beeinflussungen bleiben und Ihre bewährten Einkaufswege weiter unterstützt werden. Portale und Plattformen versuchen, Ihnen Einkaufsentscheidungen vorzugeben (Vorauswahl/Einschränkung von Lieferanten, Bewerbung bestimmter Produkte…) und Sie langfristig daran zu binden. In INPLAN PRO bestimmen Sie selbst bzw. Ihre Einkaufsabteilung die gewünschten Artikel- und Dienstleistungskataloge inklusive einer vollintegrierten Anbindungsmöglichkeit von externen Shops Ihrer Lieferanten. Selbstverständlich können Sie mit Hilfe von INPLAN PRO auch Artikel und Dienstleistungen von Unternehmen beschaffen, die Ihnen die Daten nicht in elektronischer Form zur Verfügung stellen können.

Durch die eingerichtete und vollautomatisierte Verteilung der einzelnen Anforderungspositionen an die entsprechend zuständigen nachgelagerten Stellen benötigen Ihre Bedarfsmelder keine Fachkenntnis über die Beschaffungswege. Ihre anfordernden Mitarbeiter müssen keine Unterscheidung je Beschaffungsweg treffen, sondern können vollkommen unabhängig davon jeden Bedarf zusammengefasst und in einem Vorgang melden. Das spart Ihnen wertvolle Zeit und verhindert Missverständnisse oder Irrläufer.
Der Weg, den die genehmigte Anforderung nimmt, wird durch Ihre Stammdatenpflege definiert und muss dem Anforderer nicht bekannt sein:

• Beschaffung durch den Einkauf (Anfrage, Angebot, Abrufe aus Rahmenvertrag, Bestellung)
• Direktbestellung beim Lieferanten
• Lagerartikel vom internen Lager oder vom Lagerdienstleister
• Interner Auftrag beim internen Dienstleister

Es können sowohl standardisierte Artikel als auch individuelle, z.B. personalisierte Artikel und Einmalartikel mit INPLAN PRO beschafft werden.

Es gibt eine Möglichkeit, für bestimmte Artikel/Dienstleistungen zusätzliche spezifische Felder, wie z.B. Namen und Durchwahl bei Visitenkarten oder Zeitraum bei Fahrten, bereits in der Anforderung einzutragen. Dazu ist beim Artikel eine sogenannte Merkmalsleiste hinterlegt. In der Merkmalsleiste werden verschiedene Felder definiert, die in dem Modul Anforderung eingetragen werden müssen/können. Dadurch lassen sich personalisierte Artikel wie z.B. Visitenkarten und Vordrucke oder Kopieraufträge genauer beschreiben.

Ihre unternehmenseigenen Artikel (z.B. Broschüren), Ihre Dienstleistungen (z.B. externe Personalunterstützung) und Ihre individuelle Artikel können im Artikelstamm genau beschrieben werden. Die Artikelbeschreibung ist nur durch die Datenbank in ihrer Größe begrenzt.

Standardisierte Artikel und C-Artikel können durch Import von Lieferantenkatalogen im BMEcat-Format mit dem Modul E-Katalog oder in einem INPLAN-Standard-Format in das System übernommen werden.

Bei Artikeln, die oft bestellt werden, empfiehlt INPLAN, diese  Artikel über die Direktbestellung abzuwickeln. Direktbestellung bedeutet, dass die elektronische Bedarfsanforderung direkt (ohne Bearbeitung durch den Einkauf) zum Lieferanten weitergeleitet wird und die Daten in der Datenbank als Bestellung vorliegen.

Für Einmalartikel, die nur wenige Male bestellt werden, können Dummy-Artikel ausgewählt und in der Bedarfsmeldung beschrieben werden.

Anforderungsbedarf entsteht bei dezentral organisierten Unternehmen oft im Bereich von Außenstellen, an denen kein entsprechender Zugang zur Beschaffungssoftware INPLAN PRO über einen PC oder ein ähnliches Gerät besteht.
Mobilgeräte sind zwar in der Lage, Webseiten aufzurufen, jedoch benötigen die Webmodule von INPLAN PRO für eine optimale Darstellung eine Mindestgröße.

Für die Nutzung auf Smartphones hat INPLAN daher die Anforderungs-App erstellt, die es ermöglicht,

• eine Verbindung mit der INPLAN PRO Datenbank aufzubauen und damit zu kommunizieren,
• schnell und einfach Bedarfsmeldungen dezentral zu erfassen,
• relevante Informationen aus vorhandenen Daten (Kostenstellen, Artikel…) auszuwählen,
•  und mit dem Mobilgerät aufgenommene Fotos direkt als zugeordnete Datei an den Vorgang anzuhängen.

Beschaffung und Struktur des eigenen Einkaufs organisieren Unternehmen jeweils unterschiedlich. Mit INPLAN PRO können Sie alle betrieblichen Anforderungen Ihrer Anwender abbilden. Ob selbst definierte (interne) Artikelkataloge, Zugriff auf externe Kataloge oder Import von externen Katalogen oder Teilen davon in die interne Struktur oder in eine Mischung aus allem, alle Möglichkeiten stehen Ihnen und Ihren Mitarbeitern offen.

Für Ihre bedarfsanfordernden Stellen können Sie sämtliche Kataloge auf den jeweiligen Bedarf individuell zuschneiden. Interne Fachabteilungen benötigen zum Teil andere Waren und Dienstleistungen als der Außendienst. Sie bestimmen, wer auf welche Kataloge Zugriff erhält und da Sie die Kataloginhalte ebenso in Eigenverantwortung definieren, werden die Möglichkeiten einer falschen Bedarfsmeldung bereits im Ansatz unterbunden.

Sie können jeden Artikel und jede Dienstleistung beliebig vielen Katalogen zuordnen, ebenso ist die Anzahl der einem Katalog zugeordneten Artikel nicht begrenzt. Durch geschickte Zusammenstellung der Kataloge kann der Bedarf jeder einzelnen Stelle genau erfüllt werden, ohne selbige durch ausufernde Katalogsortimente in zeitraubende Suchvorgänge stürzen zu müssen. 
Der Benutzer kennt nur diesen einen internen "Shop", in dem er alles, was der Zentraleinkauf zur Verfügung stellt, bestellen kann. Er muss sich nicht an verschiedene Lieferantenshops mit unterschiedlichen Benutzeroberflächen anmelden.

Falls die Anforderung genehmigungspflichtige Artikel enthält, wird der Benutzer, nachdem er seine Bedarfsmeldung freigegeben hat, zur Genehmigungsseite geführt, um die nächste Genehmigungsinstanz auszuwählen. Über E-Mail kann der Genehmiger über anstehende Vorgänge informiert werden und den Vorgang aus der E-Mail heraus im Modul Kostengenehmigung direkt aufrufen.

Je nachdem welchen Wert die Bedarfspositionen haben, durchläuft eine Anforderung eine oder mehrere Genehmigungsstufen. Sie hinterlegen dafür Wertgrenzen. Von diesem Verfahren können Artikel über ein Kennzeichen im Artikelstamm ausgeschlossen werden.

Die Genehmigungsinstanz gibt die Anforderung zur weiteren Bearbeitung frei. Oder sie lehnt diese - wenn z. B. ein Budget überschritten wurde - ab und gibt den Vorgang mit einer entsprechenden Begründung an die anfordernde Stelle zurück.

Unterwegs mit dem Smartphone die Kostengenehmigung für Vorgänge erledigen. Ob Android oder iOS - die App zur Genehmigung ist für beide Betriebssysteme erhältlich. Mehrstufige Genehmigungsprozesse werden unterstützt. Mit dieser Kostengenehmigungs-App beschleunigen Sie die Genehmigung und damit den Beschaffungsprozess, falls Ihre Kostengenehmiger häufig außer Haus sind.

Alle wesentlichen Möglichkeiten des Web-Moduls werden in gewohntem Look & Feel von Apps des jeweiligen Betriebssystems ermöglicht.

Die relevanten Vorgänge für ein- und mehrstufige Genehmigungsprozesse sowie deren Details werden in dieser Mobillösung übersichtlich dargestellt. Der Funktionsumfang entspricht dem des Web-Moduls Kostengenehmigung.

Die Fachgenehmigung  kann zusätzlich oder unabhängig von der Kostengenehmigung für bestimmte Waren und Dienstleistungen im Artikelstamm hinterlegt werden. Unter einer Fachgenehmigung verstehen wir die fachliche, wertunabhängige Zustimmung zu einem Beschaffungsvorgang durch eine interne fachlich zuständige Stelle. Enthält die Anforderung Artikel mit einem Fachgenehmigungsweg müssen diese Positionen vom Fachgenehmiger genehmigt werden. Über E-Mail werden zuständige Bereiche über anstehende Vorgänge informiert und können den Vorgang im Modul Fachgenehmigung aus dem E-Mail heraus direkt aufrufen.

Beim Artikel ist hinterlegt, ob und wenn ja welcher Bereich für die fachliche Genehmigung erforderlich ist. Es können pro Artikel auch mehrere Bereiche sein. Eine Anforderung, die Artikel aus unterschiedlichen Bereichen zur Genehmigung enthält, muss erst alle diese Bereiche durchlaufen, bevor sie genehmigt und damit für die weitere Bearbeitung im Lager, im Einkauf oder als "interner Auftrag" zur Verfügung steht.

Direktbestellung bedeutet, dass die elektronische Bedarfsanforderung direkt (ohne Bearbeitung durch den Einkauf) zum Lieferanten weitergeleitet wird und die Daten in der Datenbank als Bestellung vorliegen.

Mit ausgewählten Lieferanten vereinbaren Sie die elektronische Bestellabwicklung. Aufgrund der im System vorliegenden Anforderungen der Mitarbeiter und / oder der Bestellvorschläge aus der Disposition werden die sich daraus ergebenen Bestellungen regelmäßig automatisch erzeugt, ohne dass ein Einkäufer aktiv werden muss.

Diese Lieferanten erhalten ein E-Mail über das Modul Bestellversand. Dort wird ein mit diesem Lieferanten vereinbartes Ausgabeformate angehängt, das alle erforderlichen Bestellinformationen enthält. Diese Daten können Ihre Lieferanten entweder manuell in ihr Bestellsystem übertragen oder mit Hilfe einer Schnittstelle automatisiert übernehmen. Bewährt hat sich dieses Verfahren für C-Artikel (z. B. Büromaterial). Die Adressinformationen Ihrer Bedarfsmelder werden i. d. R. mit versandt, so dass eine Direktanlieferung möglich ist.

Das Format der Ausgabedateien kann von INPLAN kundenspezifisch angepasst werden.