Einkauf für sämtliche Artikel

Vom standardisierten C-Material bis zu komplexen Investitionsprojekten
Der Fachbereich Einkauf ist das Kernelement jeglicher Beschaffungstätigkeiten eines Unternehmens. Ihn adäquat und mit qualifiziertem Sachverstand zu unterstützen ist daher ein Kernanliegen von INPLAN - egal ob Anfragen, Einzelfallbestellungen, Bestellungen für mehrerer Kostenstellen, dezentrale Organisation oder Lieferantenbewertung

Manche Waren können nicht bereits im Rahmen der Stammdatenpflege exakt definiert werden. Alle Produkte, die z.B. bei der konkreten Beschaffung individuelle Informationen erhalten wie z.B. Visitenkarten, Werbepräsente mit Aufdruck/Eindruck, können letztendlich erst bei der Anforderung selbst endgültig spezifiziert werden.

Dafür kann beim Artikel eine sogenannte Merkmalsleiste hinterlegt werden. In der Merkmalsleiste werden verschiedene Felder definiert, die in der Anforderung eingetragen werden müssen/können. Dadurch, ist es möglich, in dem Modul Anforderung z. B. bei Visitenkarten Merkmale abzufragen wie Namen und Durchwahl bei Visitenkarten oder Zeitraum bei Fahrten.

 
Durch die individuelle Zuordnung von Merkmalen ändert sich die Gestalt der Merkmalsmaske je Artikel/Leistung. Dies ermöglicht mit einem Tool die Abbildung vollkommen unterschiedlicher Prozesse.

In der Bestellung haben Sie die Möglichkeit, die Merkmalsinformationen für die Bestellung zu ändern. Die ursprünglich eingetragenen Informationen bleiben erhalten. 

INPLAN PRO ist ein Vollsystem zur Beschaffung mit internen Verwaltungsfunktionen. Die dargestellten Funktionen zu Artikelkatalogen sind nur ein Teil des Gesamt-Systems. Selbstverständlich können Sie auch nicht regelmäßig wiederkehrenden Bedarf erfüllen durch die Verwendung sogenannter Dummyartikel. INPLAN empfiehlt für die bessere Auswertbarkeit das Anlegen mindestens eines Dummyartikels pro Artikelgruppe.

Diese Dummy-Artikel können in den Modulen Anforderung und Bestellung ausgewählt und per Freitext beschrieben werden, so dass damit Einzelfallbestellungen ermöglicht werden.

Einzelfallbestellungen erscheinen genauso in den Reports wie Bestellungen anderer Artikel. Die ersten 80 Zeichen der Einzelfallbeschreibung werden in den Auswertungen abgebildet, so dass auch diese Informationen stets verfügbar und nachverfolgbar sind.

Sowohl in den Anforderungs-Modulen als auch im Modul Bestellung können Anforderungen / Bestellungen für alle Kostenstellen getätigt werden, für die der Benutzer die Berechtigung hat. Damit sind Bestellungen für andere Kostenstellen möglich. Insbesondere bei einer Organisation über mehrere Filialen kann hier bei Bedarf auch standortunabhängig die Aufgabe der Beschaffungsmeldung erledigt werden.

Bedarfsmeldungen mehrerer Anforderer zum selben Artikel fassen Sie bei Bedarf zu einer Bestellposition zusammen. Die Mengen der einzelnen Anforderungen werden mit deren Kontierungsinformationen, wie u.a. Kostenstelle und Projekt, als Kontierungszeile übernommen. Oder Sie verteilen die Kosten je Position prozentual oder nach Mengenanteil, weil z.B. nach Bürofläche oder pro Kopf der jeweiligen Kostenstelle. Damit ist eine Mehrfachkontierung möglich.

Für bestimmte zentrale Bereiche wie z.B. Bauabteilung, Marketing, IT und Personalabteilung werden deren Einkaufsprozesse zentral gesteuert, aber getrennt nach den Bereichen. Wenn es parallel dazu dezentrale Einkaufsabteilungen gibt, wie z.B. die Seniorenwohnhäuser beim KWP, so kann auch deren Einkauf integriert werden. Mehr dazu finden Sie in der Broschüre INPLAN PRO beim KWP.

Die Artikel-Lieferanten-Beziehung ist eine in der INPLAN-Datenbank hinterlegte Informationssammlung. Sie gibt Auskunft, welche Artikel direkt einem bestimmten Lieferanten zugeordnet sind. Spezielle Konditionen und Preisstaffeln können hier von Ihnen hinterlegt werden. Diese Daten können Sie manuell oder mit Hilfe des Katalogimports füllen. Durch eine Gültigkeitsdauer haben Sie hier die Preisentwicklung der einzelnen Waren permanent im Blick und können so bestens informiert in Verhandlungen mit Ihren Lieferanten treten.

Bei der Bestellschreibung greifen Sie automatisch auf die hinterlegten Preise zu, falls eine Artikel-Lieferanten-Beziehung mit gültiger Preisstaffel hinterlegt ist. 

Die in dem Modul Anfrage ausgewählten Lieferanten erhalten nach der Eingabe der angefragten Artikel ein Anfrageschreiben per E-Mail, das bei Bedarf mit Hilfe von Textbausteinen formuliert wird und das ein Abgabedatum enthält.

Eine komfortable Möglichkeit ist die Angebotsabgabe durch den Lieferanten im Lieferantenportal.

Sind alle Angebote zu einer Anfrage erfasst, genügt ein Mausklick, um aus der Fülle der Daten den günstigsten Lieferanten zu ermitteln. INPLAN PRO berücksichtigt bei diesem automatisierten Angebotsvergleich die Konditionen und den Idealpreis. Nun entscheidet der Einkäufer über die Vergabe aller oder auch einzelner Positionen eines Angebots. Für die Verhandlung mit den Ihren Lieferanten steht Ihnen ein Preisspiegel zur Verfügung.

Im Modul Rahmenvertrag besteht die Möglichkeit, Rahmenverträge mit einem Gültigkeitszeitraum, Gesamtmenge und Abrufmengen zu hinterlegen. In der Regel werden diese für wichtige bzw. oft gebrauchte Artikel verhandelt. Zu diesen Verträgen können Abrufbestellungen erstellt werden. Wird eine normale Bestellung zu einem Artikel getätigt, zu dem es einen Rahmenvertrag gibt, so wird der Benutzer darauf aufmerksam gemacht und die Bestellung wird ggf. in einen Abruf umgewandelt.

Sie können bestimmte wichtige Bestellvorgänge zur Wiedervorlage in Ihrer Übersicht direkt nach dem Systemeinstieg anzeigen lassen. Dazu geben Sie beim Bestellvorgang einen Zeitraum und einen kurzen Text zur Wiedervorlage ein. In dem eingetragenen Zeitraum werden Ihnen die Vorgänge in Ihrer Übersicht angezeigt.

Eine Besonderheit ist die Möglichkeit zur Hinterlegung und Pflege von Lieferantenbewertungen mit von Ihnen unternehmensweit definierten Kriterien in einem von Ihnen gewählten Detaillierungsgrad. Durch die Gewichtung der Kriterien werden weiche Faktoren quantifizierbar gemacht und können so in den Angebotsvergleich einfließen.

Diese Kriterien können den Lieferanten individuell zugeordnet werden und wirken sich neben der Abrufbarkeit der aktuellen Bewertungen in den entsprechenden Modulen (Anfrage, Bestellung, Vertragsverwaltung …) auch beim Angebotsvergleich aus.