Rechnungsprüfung und -weiterbearbeitung

Verlieren Sie keine wertvolle Zeit!
Durch die Notwendigkeit eines Prüfprozesses bei umfangreichen Eingangsrechnungen und gleichzeitiger manueller Bearbeitung standardisierter Vorgänge können Sie unmittelbare Verluste durch zum Beispiel versäumte Skontofristen erleiden. Insbesondere bei der Weiterreichung von Belegdokumenten an verschiedene Fachbereiche oder gar verteilte Standorte ist dies ein oft in der Praxis anzutreffendes und ernstes Problem. INPLAN PRO bietet die Möglichkeit, alle benötigten Informationen inklusive eingescannter Originalbelege sofort elektronisch innerhalb des Systems standortunabhängig zur Verfügung zu stellen. Der Beleg muss dazu die Posteingangsstelle nicht einmal verlassen.

Im Modul Rechnungsprüfung bearbeiten Sie eingehende Rechnungen in mehreren Arbeitsschritten von der Erfassung der Daten über die Prüfung bis zur Freigabe. Wenn Sie zu einer Rechnung bereits Bestellungen, Verträge oder Wareneingänge gespeichert haben, können Sie sich bei der Erfassung auf diese beziehen. Die relevanten Daten aus diesen Quellen werden dabei in die Rechnung übernommen und können bei Bedarf geändert werden. Sie müssen nur noch fehlende Daten (z.B. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Nettobetrag) ergänzen. Die so erfassten Daten sind damit für das "Rechnungseingangsbuch" vorhanden.

Die Funktionen der Rechnungsprüfung von INPLAN PRO:

• Erfassung von Eingangsrechnungen
• Automatischer Abgleich mit Bezugsdaten
• Änderung/Ergänzung von Kontierungsdaten
• Freigabe unter Berücksichtigung des 4-Augen-Prinzips
• Erfassung von Gutschriften
• Erfassung von Nachbelastungen
• Erfassung von Vorauszahlungen, Abschlagszahlungen und Schlussrechnungen
• Stornierung/Umbuchung freigegebener Rechnungsvorgänge
• Erzeugung von Buchungsbelegen

Zur Absicherung bei der Freigabe dient das 4-Augen-Prinzip. Das bedeutet, dass Sie festlegen, ob derjenige, der prüft, eine Rechnung auch freigeben darf. Zudem bestimmen Sie für die einzelnen Stufen Wertgrenzen. Diese Angaben sind in den Stammdaten hinterlegt. Z. B. kann es sein, dass ein Mitarbeiter Rechnungen bis zu einem Wert von 10.000 Euro prüfen, aber nur bis zu einem Betrag von 5.000 Euro freigeben darf. 

Dezentrale Prüfung ohne Zeitverlust

Gehen Ihnen manchmal Skontoabzüge oder Rechnungsbelege verloren? Nutzen Sie die Möglichkeiten von INPLAN PRO, um solche Phänomene leicht in den Griff zu bekommen.

Die Sachlich-Richtig-Zeichnung beschleunigt Ihren Geschäftsprozess der Rechnungsprüfung. Die mehrstufige Rechnungsbearbeitung wird schnell und sicher bei geringerem Arbeitsaufwand erledigt.

Die manuelle interne Weitergabe von Rechnungen an dezentrale Stellen zur Sachlich-Richtig-Zeichnung sorgt für Verzögerungen im herkömmlichen Bearbeitungsprozess. Der Verlust von Skontoabzügen kann eine Folge sein. Das "Abzeichnen" von Rechnungen über das Web-Modul von INPLAN PRO sorgt für Abhilfe.

Der Warenempfänger kann die sachliche Richtigkeit der Rechnung einfach bestätigen. Der Bezug zur Bestellung und zum Wareneingang steht ihm zur Verfügung.

Wird die Originalrechnung vorher eingescannt und dem erfassten Vorgang zugeordnet, kann sich Ihr dezentraler Mitarbeiter das Original online anzeigen lassen und ohne Zeitverzug prüfen, ohne dass es physisch zu ihm transportiert werden muss.

Vermeidung von redundanter Datenerfassung

Eine Anbindung an verschiedene Finanzbuchhaltungssysteme (z.B. SAP FI, Wilken CSF u. a.) über Schnittstellen zur Buchung von Eingangsrechnungen aus dem INPLAN-System wurde von INPLAN vielfach realisiert.
Dies wird u. a. genutzt für: 

• die Buchung von in INPLAN PRO erfassten Einzelrechnungen
• die Buchung von in INPLAN PRO erfassten Sammelrechnungen
• die Buchung elektronisch eingegangener Rechnungen
• die Buchung elektronisch erzeugter wiederkehrender Rechnungen aus Dauervertragsverhältnissen, z. B. für Mieten oder Abonnements

INPLAN PRO ist offen für die Integration in die Unternehmenssoftware und für die Anbindung vor- und nachgelagerter Anwendungen. Die Verbindung von INPLAN PRO mit Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Controlling ist für INPLAN ein üblicher Projektbestandteil.

INPLAN nutzt bereits vordefinierte Standardschnittstellen und ein zugehöriges Werkzeug, um auf dieser Basis Schnittstellen von der INPLAN-Rechnungsprüfung zu Ihrem FiBu-System zu erstellen. Dabei werden vorbereitete Buchungssätze in eine definierte Schnittstellenstruktur übergeben. Die vorbereiteten Buchungssätze werden von dort aus von Ihrem FiBu-System weiterverarbeitet.