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Bestellung
Einer Bestellung können verschiedene Vorgänge zu Grunde liegen: Anforderungen, Angebote, Rahmenverträge, Alt- oder Musterbestellungen sowie Bestellvorschläge aus dem Lager. Die dazu bereits in den Bezugsvorgängen erfassten Daten stehen Ihnen bei der Erteilung eines Auftrages zur Verfügung. Natürlich können Sie auch Bestellungen ohne Bezug erfassen.
Positionen
Auf Positionsebene der Bestellung sind alle positionsrelevanten Informationen einsehbar und änderbar. Dazu zählt auch die Möglichkeit, Kontierungsinformationen bereits hier so detailliert wie
möglich zu erfassen. Dies erleichtert die Bearbeitung der zugehörigen Eingangsrechnungen.
Alle in vorherigen Prozessschritten zugeordneten Drittinformationen wie zugeordnete Dateien oder erfasste Merkmale werden an das Modul "Bestellung" übergeben. Ergänzungen können durch den
sachbearbeitenden Einkäufer vorgenommen werden, z.B. das Hochladen und Zuordnen weiterer Dateien.
Bedarfsmeldungen mehrerer Anforderer zum selben Artikel fassen Sie bei Bedarf in einer Bestellposition zusammen. Die Mengen der einzelnen Anforderungen werden mit den Kontierungen übernommen.
Mehrere Bestellungen
Eine parallele Bearbeitung mehrerer Bestellvorgänge ist problemlos möglich. Über eine ein- und ausblendbare Navigationsleiste können sie genau zu dem Vorgang springen, den Sie als nächstes bearbeiten wollen. Innerhalb des aktuellen Vorgangs navigieren Sie auf diese Weise in die einzelnen Bestellpositionen.
Freigabe
Zum Abschluss der Bearbeitung eines Bestellvorgangs erfolgt die Freigabe. Bei Bedarf kann hier ein mehrstufiges Freigabeverfahren genutzt werden, welches die Unterschriftsberechtigungen der handelnden Personen abbildet.
Dazu kann das Modul "Bestellfreigabe" genutzt werden.
Versand
Die Bestellung wird als PDF-Datei erzeugt. Sie können diese per E-Mail an den Lieferanten senden oder z. B. ausdrucken, unterschreiben und per Post oder Fax an den Lieferanten schicken.
Alternativ ist ein automatisierter Versand der Bestellungen möglich. Dies kann als PDF-Datei per E-Mail oder als Datendatei in unterschiedlichen Formaten erfolgen. Weitere Informationen finden Sie unter Bestellversand.
Auftragsbestätigung
Wenn Sie Auftragsbestätigungen erhalten, suchen Sie nach der passenden Bestellung (anhand der Bestell-Nr.) und geben die Daten der Auftragsbestätigung (Nummer und Datum) ein. Falls es Abweichungen der Auftragsbestätigung zur Bestellung gibt, erstellen Sie eine neue Version der Bestellung und ändern die Daten ab (vorausgesetzt, Sie akzeptieren die Änderung). Wareneingang und Rechnungsprüfung werden die neuen Daten berücksichtigen.