Import-Schnittstellen (Rechnung)

Bei den Import-Schnittstellen zu Rechnungen geht es darum, Erfassungsaufwand bei der Bearbeitung von Rechnungen zu verringern. Es gibt zwei grundsätzliche Arten, Rechnungsdaten zu importieren: Nur Kopfdaten oder komplette Rechnungen

Diese Daten stammen in der Regel aus eigenen Systemen oder von Ihrem Dienstleister. 

• Falls Rechnungen in einem Rechnungseingangsbuch der Finanzbuchhaltungssoftware vorerfasst werden, können Sie diese Daten an INPLAN PRO übertragen. Damit werden Rechnungsköpfe im Modul Rechnungsprüfung angelegt und ein Verweis auf den Datensatz im Rechnungseingangsbuch mit gespeichert. Letzter wird zumeist für den Export der Rechnungsdaten an die Finanzbuchhaltungssoftware benötigt. 
• Falls Sie ein Dokumentenmanagementsystem verwenden, können Sie die Rechnungen dort einscannen bzw. elektronisch erhaltene Rechnungen dort ablegen (oder von einem Dienstleister ablegen lassen). Die Dokumentenmanagementsysteme arbeiten mit einer Verschlagwortung, d. h. zu jedem Dokumenttyp (z.B. "Rechnung") werden Datenfelder angelegt, die gefüllt werden sollen. Diese Daten könnten zusammen mit einem Verweis auf die eingescannte Rechnung an INPLAN PRO übertragen werden. Damit könnte ein Rechnungskopf angelegt und in folgenden Feldern gefüllt werden: 
• Lieferant
• Rechnungs-Nr.
• Rechnungsdatum
• Netto-Betrag
• Brutto-Betrag
• Bestell-Nr. 

Falls Sie es wünschen, kann der Import so erweitert werden, dass INPLAN PRO ermittelt, welche Positionen zu der Bestellung berechnet werden müssten und dann diese Positionen aus der Bestellung unter Berücksichtigung der Wareneingänge in die Rechnung übernehmen. Stimmt dabei der errechnete Bruttobetrag mit dem importierten Bruttobetrag überein, könnte die Rechnung automatisch freigegeben geben. Dabei werden natürlich alle bei der manuellen Prüfung der Rechnung stattfindenden automatischen Prüfungen ebenfalls durchgeführt.  

Hier werden zusätzlich zu den Kopfdaten auch die Positionsdaten importiert. Die Kontierungen (Kostenstelle, Buchhaltungskonto, ...) werden aus den Bestellungen übernommen. Die Daten können von Ihren Lieferanten stammen oder in Ihrem Hause zusammengestellt werden. 

• Wenn einige Lieferanten die Rechnungsdaten in elektronisch lesbarer Form zur Verfügung stellen sollen, ist zunächst einmal ein Schnittstellenformat abzuklären. Hierbei handelt es sich in der Regel um Standardformate. Das Problem ist: es gibt nicht nur ein Standardformat sondern viele. Wir können Ihnen auch individuelle Schnittstellenformate programmieren (z. B. für Rechnungsstellungen innerhalb eines Unternehmensverbundes). 
• Falls Sie ein Dokumentenmanagementsystem nutzen und dort die Möglichkeit der Texterkennung per OCI haben, könnten von dort die Daten in ein Standardformat geschrieben werden und in INPLAN PRO importiert werden.

Unsere Import-Schnittstelle für Rechnungen arbeitet dreistufig: 

1. Zunächst werden die Daten aus der Import-Datei in eine einfache Tabellenstruktur in die Datenbank übernommen. 
2. Dann gibt es die Möglichkeit, mit einer individuellen Programmierung die Daten noch anzureichern (z. B. könnten bei einem Getränkelieferanten alle Positionen mit negativen Beträgen als Pfandartikel gekennzeichnet werden). Dieser Zwischenschritt kann auch entfallen. 
3. Zuletzt wird dafür gesorgt, dass die importierten Daten in die Rechnungstabellen der Datenbank übertragen werden. Fehlende Daten werden aus den Bestellungen bzw. Verträgen übernommen. Bei Positionen, bei denen keine Zuordnung zur Bestellung oder zum Vertrag möglich ist, werden benötigte Daten aus den Stammdaten (Lieferant, Artikel, Artikel-Lieferanten-Beziehung) ermittelt. 

Falls Sie es wünschen, kann INPLAN PRO anschließend automatisch prüfen, ob die Rechnung in Ordnung ist, und eine Freigabe durchführen. 

Häufig werden Kombinationen der oben beschriebenen Verfahren angewandt. Lieferanten mit vielen Rechnungspositionen schicken die Rechnung in maschinenlesbarer Form, die anderen als Papierrechnung oder PDF-Datei.