Rechnungsprüfung

Nach Auswahl einer Bestellung oder eines Vertrages können Sie die Daten aus diesen Vorgängen als Rechnungspositionen übernehmen. Zu jeder Rechnungsposition überträgt das System aus der Bestellung die Kontierung (z. B. Fibu-Konto, Kostenart, Kostenstelle, Kostenträger, Projekt, Auftrag). Mehrfach- und auch Umkontierungen sind möglich.

INPLAN PRO bietet die Möglichkeit, auch an dieser letzten Stelle im Beschaffungsprozess einsteigen zu können. Rechnungen können ohne Bezug zu einem Vorgänger im System erfasst und für eine Übergabe an die Buchhaltungssoftware vorbereitet werden. Dies gilt auch auf der Positionsebene der Rechnungen. Rechnungen, die sich z.B. auf eine Bestellung beziehen, können weitere Positionen enthalten, für die keine Bestellung vorliegt, die also ohne Bezug erfasst werden. 

Pro Position lassen sich mehrere Kontierungen (z. B. unterschiedliche Kostenstellen oder Projekte) hinterlegen. Der jeweilige Anteil kann dabei frei erfasst werden. Neben einer prozentualen Eingabe ist auch eine mengenmäßige oder betragsmäßige Eingabe möglich oder Sie verteilen die Kosten nach der Anzahl der Personen oder der genutzten Quadratmeter. Zur Kontrolle wird die jeweilige Summe angezeigt. 

Falls Sie Eingangsrechnungen verarbeiten, die an unterschiedliche Firmen gerichtet sind, können Sie mit INPLAN PRO in mehreren Mandanten arbeiten. Alternativ können Sie in einem Mandanten arbeiten und für jede Firma in den Stammdaten einen Buchungskreis erfassen. Die Rechnung wird dann diesem Buchungskreis zugeordnet. 

Falls Ihre Finanzbuchhaltungssoftware buchungskreisübergreifende Buchungen erlaubt, können Sie in der Kontierung der Rechnung die jeweiligen Buchungskreise angeben, die dann über die Schnittstelle übertragen werden. 

Gutschriften lassen sich mit Bezug zu einer Rechnung aber auch mit Bezug zu Bestellungen oder Verträgen und ohne Bezug erfassen. 

Nachbelastungen können erfasst werden, wenn die Bestellung bereits komplett berechnet ist. Dabei kann man sich auf eine vorhandene Rechnung oder auf die Bestellung beziehen.  

Eine Rechnung kann sich auf mehrere Bestellungen oder Verträge beziehen. Dazu wählt der Benutzer nacheinander die einzelnen Bestellungen bzw. Verträge aus und übernimmt daraus die erforderlichen Positionen.

Es können drei Skontosätze erfasst werden (z. B. 10 Tage 3 %, 14 Tage 2%, 30 Tage netto). Einzelne Rechnungspositionen können vom Skontoabzug ausgeschlossen werden. 

Im Standard wird Skonto von den Kosten aber auch von der Verbindlichkeit gegenüber dem Kreditor abgezogen, da dieser den um Skonto reduzierten Betrag erhält. Die Buchung erfolgt aber nicht im INPLAN-System, sondern die für die Buchung erforderlichen Daten werden in der Schnittstelle zur Finanzbuchhaltungssoftware zusammengestellt. Falls dort tatsächlich beim Kreditor der volle Betrag angegeben werden soll, ist dies selbstverständlich möglich.