Vertragsverwaltung

In allen Unternehmen gibt es eine Vielzahl von Verträgen, mit denen regelmäßige hohe Kosten verbunden sind. Diesen umfangreichen Vertragsbestand mit einer Vielzahl von Vertragsdokumenten und die zugehörigen Rechnungen verwaltet und überwacht INPLAN PRO auf effiziente Weise.
Häufige Probleme bei der Verwaltung von Verträgen sind:
  • Die Vertragsdokumente sind an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen abgelegt und im entscheidenden Moment nicht oder nur mit Aufwand auffindbar.
  • Verträge verlängern sich automatisch, weil Kündigungstermine nicht ordnungsgemäß überwacht und deshalb versäumt wurden.
  • Eine detaillierte Kostenkontrolle erfordert die detaillierte Erfassung gerade der umfangreichen Rechnungen, z. B. zu Tank- und Telekommunikationsverträgen.
  • Bei der Prüfung einer Rechnung wird übersehen, dass der Zeitraum bereits abgerechnet wurde (Problem der Doppelrechnung).
Der Inhalt des Moduls "Vertragsverwaltung" passt sich flexibel den Bedürfnissen Ihres Unternehmens an. Sie haben die Möglichkeit, eigene Vertragstypen zu definieren (z. B. Abonnement, Miete). So bildet das Modul Ihre individuellen Geschäftsprozesse ab.

Mit einer Kopierfunktion duplizieren Sie bestehende Verträge schnell und einfach. Das reduziert den Erfassungsaufwand erheblich.

Vertragstypen

Damit verwalten Sie Verträge, die z. B. durch Abonnements, Verbandsbeiträge, Versicherungen, Energielieferungen, Mieten, Gebühren (Wasser, Entsorgung), Telekommunikation, Kredit- und Kundenkarten, Versicherungen, Steuern, Wachdienste oder Wartungsarbeiten anfallen.

Pro Vertragstyp können Sie eine Liste zusätzlicher Datenfelder definieren, die automatisch zum Vertrag hinzugefügt werden. Diese können Sie auch als Pflichtfelder kennzeichnen. So haben Sie den Überblick zu spezifischen Daten einzelner Vertragstypen. 

Laufzeit- und Kündigungstermine

Ein Vertrag hat eine Laufzeit. Diese wird als Beginn- und Enddatum eingegeben. Falls es kein definiertes Ende gibt, gibt es Kündigungsbedingungen. Hier tragen Sie ein, mit welchen Fristen zu welchen Terminen gekündigt werden kann. 

Aus den Angaben zu Laufzeit und Kündigung berechnet das System regelmäßig das nächstmögliche rechtswirksame Vertragsende und den Termin, zu dem die Kündigung erfolgen muss. Sie aktivieren dazu nur mit einem einfachen Mausklick eine Checkbox zur Kündigungsterminüberwachung. Dann stellt das System die relevanten Daten in einer Auswertung dar, die eine einfache Überwachung der Kündigungstermine ermöglicht.

Vertragshistorie

Die Vertragshistorie ist bei allgemeinen Verträgen in zweifacher Hinsicht von Bedeutung. Zum einen sehen Sie die Vertragsversionen mit den Änderungszeitpunkten, zum anderen können Sie sich die alten Versionen eines Vertrages mit allen Datenfeldern ansehen. 

Automatisierte Rechnungsgenerierung

Es gibt Verträge, bei denen erhalten Sie keine regelmäßige Rechnung, obwohl die Leistung erbracht wurde und regelmäßig eine Zahlung erwartet wird (z. B. Mietverträge). 

In den Vertragsdaten sind alle Informationen enthalten, die für die regelmäßige Buchung und Zahlung benötigt werden. Sie können die Verträge entsprechend kennzeichnen und dann mit dem Modul "Rechnungsprüfung" dazu "Rechnungen" erzeugen. Sie könnten diesen Prozess natürlich auch außerhalb des Systems abbilden. Hier haben Sie den Vorteil, dass die Kosten in den Umsätzen der Lieferanten mit berücksichtigt werden. 


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