Bedarf an Büromaterial
Bei der hier dargestellten Beschaffung von Büromaterial sind diese Artikel fest definiert und stehen dem Anforderer über Artikelkataloge zur Verfügung.
Anforderung
Dem Benutzer stehen im Modul "Anforderung" Artikelkataloge zur Verfügung. Ein Artikelkatalog "Büromaterial" enthält alle Standardartikel, die von Ihrem Unternehmen so zusammengestellt wurden. In diesem Beispielprozess hat man sich dafür entschieden, dass die Anforderung nicht separat genehmigt werden muss. Die Artikel sind entsprechend gekennzeichnet.
Direktbestellung
Bei Büromaterial beschränkt man sich häufig auf einen Lieferanten. Die Preise wurden bereits im System gespeichert. Mit diesen Informationen kann automatisch eine Bestellung erzeugt und an den Lieferanten gesendet werden.
Wareneingang
Rechnungsprüfung
Wenn die berechnete Mengen mit den Wareneingängen übereinstimmen und die berechneten Preise der Bestellung entsprechen, kann die Rechnung - egal ob Einzelrechnung oder Sammelrechnung für mehrere Bestellungen - geprüft werden, ohne dass eine Sachlich-Richtig-Zeichnung durch den Anforderer erforderlich ist.
Schnittstelle Fibu
Nach der Freigabe der Rechnung wird diese automatisch an die Buchhaltungssoftware übertragen. Hier erfolgt die Buchung in der Finanzbuchhaltung. Außerdem wird die Überweisung des Rechnungsbetrages an den Lieferanten der Bank übermittelt.
Sie können es anders machen ...
Oben ist nur ein möglicher Prozess für Büromaterial beschrieben.
- Sie könnten Büromaterial im eigenen Lager lagern. Dann sähe der Prozess wie bei den Formularen aus.
- Sie könnten Büromaterial direkt im Shop des Lieferanten auswählen. Dann sähe der Prozess wie bei der Literatur aus. Es steht Ihnen dabei meist das gesamte Sortiment des Lieferanten zur Verfügung. Sie sparen sich die Pflege der Stammdaten und Preise für die einzelnen Artikel. Sie haben dann allerdings keine direkte Sicherheit, dass zu den vereinbarten Preisen abgerechnet wird.