Bedarf an externer Personalunterstützung

Dazu sind Artikel für die unterschiedlichen Qualifikationen vorbereitet. Der Benutzer wählt den passenden Artikel aus, ohne dass damit bereits eine Festlegung auf einen Anbieter getroffen ist. Der erwartete Stunden- bzw. Tagessatz ist als Preis hinterlegt. Über Merkmalsleisten können weitere Angaben zum Zeitraum, zum Einsatzort und weiteren benötigten Informationen gemacht werden. 

Hier entstehen schnell höhere Kosten, so dass von einer separaten Kostengenehmigung auszugehen ist. Der Kostenstellenverantwortliche muss daher die Anforderung (entsprechend seiner Wertgrenzen) genehmigen. 

Der Einkauf kennt die möglichen Anbieter externer Personalunterstützung und hat mit denen in der Regel bereits Preisvereinbarungen getroffen. Er klärt eventuell telefonisch, wer davon über die notwendigen Kapazitäten verfügt und schickt an diesen Anbieter die Bestellung. 

Die geleisteten Stunden/Tage könnten als "Wareneingang" erfasst werden. Damit besteht eine Übersicht, wie viele der beauftragten Stunden/Tage bereits geleistet sind und wie viele damit noch offen sind. 

Bei der Rechnungsprüfung kann auf eine Sachlich-Richtig-Zeichnung verzichtet werden, da die geleisteten Zeiten bereits über den Wareneingang bestätigt sind. 

Aufgrund des Rechnungsbetrages ist für solche Fälle in der Regel ein 4-Augen-Prinzip für die Freigabe anzuwenden.

Nach der Freigabe der Rechnung wird diese automatisch an die Buchhaltungssoftware übertragen. Hier erfolgt die Buchung in der Finanzbuchhaltung. Außerdem wird die Überweisung des Rechnungsbetrages an den Lieferanten der Bank übermittelt.