Bedarf an IT-Artikeln
Bei IT-Artikeln gibt es eine schnelle technische Veralterung und damit verbunden ständig verbesserte und neue Produkte. Einige Standardprodukte (Arbeitsplatz-PC, Monitor, Maus, ...) lassen sich sinnvoll im INPLAN-Artikelstamm pflegen und aktuell halten. Für den Großteil der IT-Artikeln bietet es sich an, direkt auf die Daten der Lieferanten über deren Web-Shops zuzugreifen.
Anforderung
Dem Benutzer steht im Modul "Anforderung" der Web-Shop des Lieferanten zur Verfügung. Eine separate Anmeldung für diesen Shop ist nicht erforderlich. Der Shop enthält alle aktuell lieferbaren Artikel des Lieferanten. Inhalt und Gestaltung des Shop sind identisch mit dem Shop, den der Händler auch Privatkunden über das Internet zur Verfügung stellt. Die Eingabe von Liefer- und Rechnungsanschrift entfällt allerdings. Statt dessen, werden lediglich die Artikeldaten aus dem Shop in die Anforderung übernommen. Es ist zu diesem Zeitpunkt noch keine Bestellung erfolgt. Die Artikel aus diesen Shop können so gekennzeichnet sein, dass der Anforderer keine weitere Genehmigung einholen muss.
Direktbestellung
Durch die Auswahl der Artikel aus dem Web-Shop des Lieferanten stehen der Lieferant und die Preise fest. Mit diesen Informationen kann automatisch eine Bestellung erzeugt und an den Lieferanten gesendet werden.
Wareneingang
Rechnungsprüfung
Wenn die berechnete Mengen mit den Wareneingängen übereinstimmen und die berechneten Preise der Bestellung entsprechen, kann die Rechnung geprüft werden, ohne dass eine Sachlich-Richtig-Zeichnung durch den Anforderer erforderlich ist.
Schnittstelle Fibu
Nach der Freigabe der Rechnung wird diese automatisch an die Buchhaltungssoftware übertragen. Hier erfolgt die Buchung in der Finanzbuchhaltung. Außerdem wird die Überweisung des Rechnungsbetrages an den Lieferanten der Bank übermittelt.
Sie können es anders machen ...
Falls Sie den Zugriff auf den Web-Shop einer größeren Zahl von Mitarbeitern zur Verfügung stellen, können Sie nach der Anforderung noch eine "Fachgenehmigung" einfügen. Mitarbeiter der IT-Abteilung würde dann die Fachgenehmigung durchführen und dabei prüfen, ob die gewählten Artikel aus IT-technischer Sicht ok sind. Wäre dies nicht der Fall, könnte die Anforderung - mit Angabe eines alternativen Artikels - zurückgegeben werden.