Bedarf an einer Produktionsmaschine

Ein Mitarbeiter mit den notwendigen fachlichen Kenntnissen erstellt eine Anforderung in INPLAN PRO. Den Preis für die Maschine kann er nur schätzen. Die konkreten Anforderungen an die Maschine fasst er in einer PDF-Datei zusammen und hängt diese an die Anforderung. Weil der Mitarbeiter nicht über die erforderliche Wertgrenze für die Kostengenehmigung verfügt, leitet er die Anforderung an seinen Vorgesetzten weiter. 

Der Vorgesetzte hat auch nicht die erforderliche Wertgrenze. So gibt er sein OK und leitet die Anforderung wiederum an seinen Vorgesetzten weiter. Dieser verfügt über die notwendige Wertgrenze und führt die Kostengenehmigung durch. 

Beim Artikel ist hinterlegt, dass für diesen Artikel eine fachliche Genehmigung erforderlich ist. Das könnte z.B. ein Sicherheitsbeauftragter sein, der prüft, ob die Maschine an der vorgesehenen Stelle aufgestellt werden darf, oder der Betriebsrat muss zustimmen, da die geplante Maschine zu einer Änderung der Tätigkeiten der Mitarbeiter führt. Die Anforderung wird daher automatisch nach der Kostengenehmigung an die zuständigen Fachgenehmiger geschickt, die ihrerseits ihr OK abgeben. 

Der Einkäufer wird aktiv. Er übernimmt die Daten aus der Anforderung in die Anfrage und ergänzt fehlende Informationen (z. B. Formulierungen über Gewährleistungszeiträume und andere vertragliche Bedingungen). Dazu stehen ihm Textbausteine zur Verfügung. Aus dem Lieferantenstamm ordnet er diejenigen Lieferanten zur Anfrage zu, die diese erhalten sollen. Sollen weitere Lieferanten hinzugenommen werden, werden deren Daten in der Anfrage erfasst. Die Lieferanten erhalten ein E-Mail, mit dem sie um Abgabe eines Angebotes gebeten werden. 

Die Lieferanten geben ihre Angebote im Lieferantenportal ab oder sie senden ihre Angebote an den Einkauf. Der Einkäufer erfasst dann die Angebote. Im Angebotsvergleich werden die Preise der einzelnen Angebote gegenübergestellt. Nachverhandlungen sind möglich. In diesem Fall kann der Einkäufer eine neue Version des Angebotes mit geänderten Preisen erfassen. Es wird eine Entscheidung für ein Angebot getroffen. Es muss nicht das günstigste Angebot sein. Für dieses Angebot wird die Vergabe in INPLAN PRO durchgeführt.

Beim Erfassen der Bestelldaten können diese aus dem Angebot übernommen werden. Weitere Eingaben sind in der Regel nicht erforderlich. Es wird ein Bestellausdruck als PDF-Datei erzeugt. Dieser wird ausgedruckt, unterschrieben und an den Lieferanten geschickt oder die PDF-Datei wird dem Lieferanten direkt per E-Mail zugesendet. 

Nach Lieferung der Maschine wird der Wareneingang erfasst. 

Beim Erfassen der Rechnung bezieht man sich auf die Bestellung. Dabei werden die Bestelldaten in die Rechnung übernommen und können dort bei Bedarf geändert werden. Meistens sind nur einige Kopfdaten wie Nettobetrag, Rechnungs-Nr., Rechnungsdatum zu erfassen. Da der Auftrag nicht nur aus der Lieferung (die durch den Wareneingang bestätigt wurde) sondern auch die Inbetriebnahme umfasste, wird die Rechnung an den Anforderer zur Sachlich-Richtig-Zeichnung geschickt. 

Der Anforderer (oder sein Vorgesetzter) bestätigen mit dem Modul "Sachlich-Richtig-Zeichnung", dass die berechneten Leistungen erbracht wurden. 

Wegen des hohen Rechnungsbetrages reichen die Wertgrenzen der Rechnungsprüfer nicht aus. Die Rechnung wird daher von ihren Vorgesetzten freigegeben.

Nach der Freigabe der Rechnung wird diese automatisch an die Buchhaltungssoftware übertragen. Hier erfolgt die Buchung in der Finanzbuchhaltung und in der Anlagenbuchhaltung. Außerdem wird die Überweisung des Rechnungsbetrages an den Lieferanten der Bank übermittelt.