Sie haben spezielle Prozesse?

Wenn INPLAN PRO mit den Standardmodulen einige Ihrer Beschaffungsprozesse nicht abbilden kann, sind wir bereit, unsere Module zu erweitern. Wir versuchen dabei, soweit möglich im Standardprozess zu bleiben und die kundenindividuellen Anpassungen gering zu halten. 

Bei einem unserer Kunden wurden einige Artikel nicht bestellt, sondern direkt beim Lieferanten abgeholt. Hier ging es z. B. um Material aus einem Baumarkt, wenn man erst während der Arbeiten feststellt, was benötigt wird. Gemeinsam mit dem Kunden hat unser Berater folgenden Ablauf definiert: 

1. Mit den betreffenden Lieferanten wird eine Vereinbarung getroffen, dass Ware abgeholt werden kann und der Lieferant später eine Rechnung schickt. 
2. Diese Vereinbarungen werden als Rahmenvertrag gespeichert. Jeder Rahmenvertrag hat ein Position, erlaubt nur eine Menge von 1 und hat einen Preis, der die Obergrenze für solche einen Einkauf bei diesem Lieferanten darstellt. Über den in der Position gespeicherten Artikel ist das Fibu-Konto festgelegt. 
3. Es wird ein neues Modul "Abholschein" programmiert. Hier wählt der Benutzer einen Rahmenvertrag aus, gibt eine Kostenstelle (für die er eine Berechtigung hat) und eventuell eine Projekt-Nr. ein. In einem Textfeld trägt er dann ein, was er kaufen will. Das Programm erzeugt dabei in der INPLAN-Datenstruktur im Hintergrund eine Bestellung. Aus diesem Modul erstellt der Benutzer einen "Abholschein" und druckt ihn aus. Dieser enthält die Anschrift des Lieferanten, die Bestell-Nr. und den eingegeben Text.
4. Dieser Abholschein wird beim Lieferanten abgegeben und die Ware mitgenommen. 
5. Der Lieferant schreibt eine Rechnung mit Auflistung der einzelnen Artikel. Diese Rechnung wird mit dem Modul "Rechnungsprüfung" wie jede andere Rechnung bearbeitet. Die fachliche Prüfung erfolgt mit dem Modul "Sachlich-Richtig-Zeichnung" beim Mitarbeiter, der den "Abholschein" erfasst hat. Dieser ist bei den Bestelldaten hinterlegt und so in der Rechnungsprüfung ersichtlich. 

Für diesen Prozess wurde nur das Programm "Abholschein" erstellt. Der restliche Prozess konnte mit Standardfunktionen abgebildet werden. 

Bei einem Kunden gab es eine Vereinbarung mit dem Betriebsrat, dass Mitarbeiter Artikel aus dem Lager für ihren privaten Bedarf kaufen konnten. Hierfür wurden folgende Änderungen vorgenommen:

1. Es wurde eine Kostenstelle für diese Privatentnahmen definiert. Mit dieser Kostenstelle können die Mitarbeiter die Artikel anfordern. 
2. Kommissionierung und Lagerentnahme laufen wie gewohnt. 
3. Bei der Speicherung der Lagerentnahme erzeugt eine neue Datenbankprozedur eine Rechnungsnummer und berechnet die Mehrwertsteuer. 
4. Der Ausdruck des Entnahmebeleges wurde angepasst. Abhängig von der Kostenstelle wird "Lieferschein" oder "Lieferschein und Rechnung" ausgewiesen. Wenn es sich um eine Rechnung handelt, werden die zuvor ermittelte Rechnungsnummer und der Mehrwertsteuerbetrag angegeben. 
5. Eine Schnittstelle überträgt die Rechnungsdaten an die Finanzbuchhaltung. Auf Basis der Daten aus der Anforderung erfolgt in der Finanzbuchhaltung die Verrechnung der Lagerentnahmen mit der nächsten Gehaltszahlung. 

Für diesen Prozess mussten die Standardmodule nicht angepasst werden. Alle Änderungen wurden an kundenspezifischen Programmteilen vorgenommen. Die Möglichkeit, Prüfungen oder Datenänderungen mit Datenbankprozeduren bei der Freigabe von Prozessen durchzuführen, ist in den meisten Programmen vorhanden. Ausdrucke werden häufig für unsere Kunden angepasst. Die bei diesem Kunden geplante Schnittstelle der Lagerentnahmen an die Finanzbuchhaltung wurde für diesen Sonderfall um einige Felder erweitert.